01. Export adressen

01. Exporteren van relaties met businesscard gegevens

Voor het exporteren van adresgegevens van Relaties inclusief de gekoppelde eerste BusinessCard beschikt Covide over een even handige als eenvoudige functionaliteit.

Ga in de module 'Adres' > 'Meer' > 'Adressen exporteren'

Je komt nu in een venster, dat te groot is om te kopiëren en hier te plakken. Daarom hebben we het middendeel verwijderd.

Kortom: je kan alle velden (Relaties, BusinessCards, door jullie zelf aangemaakte Meta-velden exporteren naar zowel een normaal CSV-bestand, een Google Sheet of een XML-bestand.

LET OP!!

META-velden zijn in de database geen gewone records, want je kan de veldnamen zelf maken en dat zou betekenen, dat gebruikers van het systeem zelf veldnamen in de database zouden kunnen aanmaken en verwijderen. Het zou een relationele database compleet instabiel maken.

In het voorbeeld zijn we er namelijk vanuit gegaan, dat alle Relaties dezelfde META-velden hebben. En dan kan het in één keer. Maar .... als relaties verschillende META-velden hebben is de methode om toch gegevens inclusief META-tabellen uit de database te exporteren een ingewikkelde. Op de uitgebreide trainingen wordt daar wel aandacht aan geschonken.

Twee technieken

We kennen vervolgens twee technieken:

1. Kies je voor het eerste of laatste (naar een normaal CSV-bestand of een XML-bestand), dan krijg je na een klik op de oranje button 'Export' meteen een venster met deze boodschap:

Binnen enkele minuten heb je vervolgens normaal gesproken al een e-mail met het volgende bericht:

Waarna je via een muisklik op de link de CSV meteen op je eigen computer hebt en kan inlezen in je eigen toepassing.

2. Kies je voor de export naar Google, dan kun je de export terugvinden in de Google Drive folder Exports met bijvoorbeeld als naam 'export-2015-12-31:14:55-16-97'. Met een enkele muisklik heb je deze geplaatst in een Google Sheet. Ook hiervan krijg je een e-mail.

02. Exporteren van alleen BusinesCards

Naast het exporteren van relatiekaarten zoals hierboven werd omschreven kun je natuurlijk ook een export maken van businesscards.

Gebruik deze export bijvoorbeeld voor het versturen van kerstkaarten of uitnodigingen aan directe contactpersonen van relaties.

Maar... voordat je aan de slag gaat is het van belang dat je zeker weet dat businesscards zijn voorzien van de juiste classificaties.

Alles in orde? Dan gaan we beginnen!

Klik in het adresboek op de knop “Meer” en “Zoek classificaties”.

Schermafbeelding 2016-01-20 om 10.09.52.png

Maak een selectie van de juiste classifcaties waar de lijst van businesscards aan moet voldoen. Selecteer bij “negatief” de classificaties die niet in deze selectie mag worden opgenomen.

Klik daarna op” zoeken”.

De selectie die je hebt samengesteld verschijnt nu in de lijst

Schermafbeelding 2016-01-20 om 10.27.48.png

.

Schermafbeelding 2016-01-20 om 10.44.38.png

Selecteer alle businesscards en klik daarna op “Export selectie”.

Schermafbeelding 2016-01-20 om 10.29.50.png

.

Klik op het gewenste export formaat en selecteer de gegevens die geëxporteerd moeten worden.

Schermafbeelding 2016-01-20 om 10.30.41.png