03. Do's en don'ts

Covide CRM biedt een uitgebreid CRM-platform en het is dus GEEN e-mailprogramma, ook al biedt het meer dan heel veel gespecialiseerde e-mail systemen.

Het grote verschil is, dat in een CRM-platform de relatie met de klant het doel en uitgangspunt is en ook moet zijn.

Wat je dus absoluut WEL moet doen

  • oog houden voor de belangen van het bedrijf waarvoor je werkt en de klanten met wie je communiceert
  • bij binnenkomende mail kijken of het mailtje al automatisch is gekoppeld en zo niet het mailadres toevoegen aan het centrale adresboek, zodat het kan worden gearchiveerd.
  • zoveel mogelijk elk mailtje linken aan die zaken, waar het mee te maken heeft zoals Relaties, BusinessCards, Projecten, Sales, Support case.
  • mail waar mogelijk zo snel mogelijk archiveren onder de relatie, waardoor het om met het bedrijf gedeelde informatie gaat
  • STERren als de onderhavige mail (uitgaand of inkomend) door jou nog een tijdje gemonitord moet worden
  • de huisstijl van je bedrijf gebruiken indien beschikbaar en indien niet beschikbaar zorgen dat dat wel gaat gebeuren
  • met name je Outbox en folder Bounced in de gaten houden. In het eerste geval gaat het om e-mail die om welke reden dan ook niet verzonden wordt. In het tweede geval gaat het om het belang van correct in het centrale adresboek opgenomen mailadressen.
  • goed in de gaten houden - en daar eventueel ook op acteren - of je mail door iedereen gelezen mag worden of dat er in het archief restricties aan meegegeven zouden moeten worden
  • bij het mailen naar buiten in CC of BCC die collega's meenemen, die geïnformeerd moeten worden

Wat je absoluut NIET moet doen

  • een reeks mapjes aanmaken binnen de e-mailmodule aan de linkerkant, omdat
    • de mail die je daarin bewaart, geen bedrijfsbreed gedeelde e-mail is
    • die mail je uiteindelijk ook nog eens meer tijd kost
  • mailen naar mensen zonder relatiekoppeling, waarvan eigenlijk een BusinessCard zou moeten zijn aangemaakt. Ook deze e-mail komt niet in het bedrijfsarchief en is na verloop van tijd niet meer nuttig te gebruiken