10. FAQ - Algemeen

Waarom is elke dag uit- en inloggen belangrijk?
Wanneer je met werken begint en inlogt, krijg je elke keer een nieuw token. Dat is een veilige sleutel in de integratie tussen Covide en G Suite. Door op goede wijze uit te loggen (dus niet zomaar de browser afsluiten), wordt het token correct ingetrokken.

Wanneer je je computer gewoon dichtklapt of de browser (Chrome) afsluit zonder uit te loggen, wordt de token NIET ingetrokken en blijft de token nog enige tijd actief. Dat lijkt handig, omdat je niet opnieuw hoeft in te loggen. Maar .... er zijn twee redenen, waarom je het niet zou moeten willen:
  1. Iedereen (dus ook anderen) die fysiek toegang krijgt tot je computer, kan zonder inloggen in Covide werken en dus bij alle bedrijfsgegevens.
  2. De token wordt door Google op een gegeven moment ongeldig verklaard. Daardoor kan Covide geen mail meer ophalen bij of versturen via Google, terwijl je dat niet in de gaten hebt.
Wil je dus veilig en op een prettige wijze werken met Covide, dan log je in elk geval dagelijks uit en pas weer in, wanneer je weer gaat beginnen. Maar we adviseren je om elke keer uit te loggen, wanneer je je computer verlaat en er geen zicht meer op hebt.

Hoe kan Covide ons helpen bij het optimaliseren van ons bedrijfsresultaat?
Stel: je maakt al een paar jaar gebruik van Covide, maar hebt gemist hoe ons systeem je kan helpen bij aan het optimaliseren van het bedrijfsresultaat?

Neem dan alstublieft gewoon even contact met ons op. We denken graag met je mee en voor je uit. En voor zo'n klantgesprek brengen we GEEN kosten in rekening.

Een klein tipje van de sluier?
Covide draagt bij aan het optimaliseren van het bedrijfsresultaat door het efficiënt inrichten van bedrijfsprocessen en klantgegevens.
Door de optimalisatie in zowel de interne organisatie als het externe klantdomein kan voordeel worden behaald op zowel rendement als omzet.

Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat met behulp van goed ingezette CRM ondernemingen +/- 27% minder klantverlies leiden, teams efficiënter samenwerken en menselijke fouten worden geminimaliseerd door automatisering van processen. Door CRM in de cloud geïntegreerd met G Suite wordt tevens bespaard op ICT kosten en beheer.

Covide is een integraal CRM systeem dat een goed functionerende interne organisatie (voor meer rendement en werkplezier) èn het optimaliseren van het klantdomein (voor meer omzet en klanttevredenheid) volledig ondersteunt.

Covide is het enige CRM systeem, dat zowel het klantdomein (meer omzet) als de interne organisatie (meer rendement) volledig ondersteunt:
  1. Verhoogt de efficiency
  2. Verbetert de samenwerking
  3. Versterkt de klantrelaties
  4. Optimaliseert je product- en dienstenaanbod
Wanneer je denkt, dat ofwel de interne organisatie ofwel het klantdomein binnen je bedrijf ofwel beiden misschien beter zouden kunnen, dan staan we graag voor je klaar in een kosteloos en vrijblijvend gesprek om in kaart te brengen, waarmee we je verder kunnen helpen.

Hoe veilig zijn Covide en G Suite?
Covide en G Suite zijn veilig in het gebruik en beheer van al je bedrijfsgegevens. De gegevens worden opgeslagen in de Cloud op professioneel beheerde servers van Google en Covide, met een hoge beschikbaarheid en veiligheid.

Covide draait op het AMAZON AWS platform in Frankfurt met een failover in Dublin (beide in West-Europa). Ze worden constant gemonitord.

De netwerk servers van Google en AMAZON voldoen aan de aspecten Betrouwbaarheid, Vertrouwelijkheid en Beschikbaarheid vanuit WBP en WGBO. In 2011 voldeed Google aan ISAE 3402 en SSAE 16 en in 2012 is Google Apps gecertificeerd op ISO 27001. Hiermee voldoet Google ook aan NEN 7510. Ook AMAZON AWS is volledig ISO 27001 gecertificeerd.

In de praktijk log je altijd in via Google en heb je daarmee toegang tot zowel Covide als G Suite, omdat beiden met elkaar zijn geïntegreerd via OAuth.

Je logt het best in via dubbele authenticatie, waarbij je elke keer een andere inlogsleutel krijgt. (Kijk op 'veilig inloggen' om daar snel meer informatie te vinden.)

Met de hierboven beschreven zaken is het gebruik van Covide en G Suite zeer veilig te noemen en heb je altijd de beschikking over actuele gegevens.

Via deze link kun je nog veel meer lezen over Google en veiligheid.

Mijn Covide doet 'raar'! Wat kan ik doen?

Aan Covide wordt constant gewerkt. Soms doet Covide 's morgens 'raar'. Soms ervaar je dat zomaar opeens.

De oorzaak is meestal, dat er iets in het geheugen is achtergebleven, dat in de weg is gaan zitten. Wat kun je doen?
  1. Soms helpt het door de pagina gewoon te herladen.
  2. Soms moet je de 'cache' leegmaken. (zie deze link) Je hoeft in dit geval alleen het vinkje te plaatsen voor de regel over 'cache'.

Blijf je na het opruimen van de cache problemen houden, probeer dan eens in te loggen vanaf een andere computer (thuis bijvoorbeeld) of probeer eens een andere browser te gebruiken. Doet het probleem zich dan niet meer voor, dan ligt het probleem niet in Covide maar aan de gebruikte computer / browser of verbinding. 

Nieuwe gebruiker kan niet inloggen. Hoe komt dat?
Je hebt een nieuwe gebruiker aangemaakt, maar kan daar niet mee inloggen in Covide. Wat kan het probleem zijn?

Wanneer je met dezelfde gegevens WEL kunt inloggen in de G Suite (Gmail bijvoorbeeld of Drive), dan ben je zeer waarschijnlijk ofwel vergeten om de gebruikersnaam in te vullen in de gebruikersinstellingen onder de menukeuze 'Google'. Een andere mogelijkheid is, dat je daar een typefout hebt gemaakt gemaakt.

Wanneer berekent Covide mij kosten?
Abonnementen, service en support/consultancy zijn verschillende zaken. Precies als bij de aanschaf van een auto. Bij de aanschaf van een auto zitten het halen van een rijbewijs, een slipcursus en de servicebeurten normaal gesproken niet inbegrepen. 

Het voordeel van onze abonnementsvorm is, dat je 'auto' altijd nieuw blijft en zowel het onderhoud als de opslag van alle gegevens in de prijs is inbegrepen.

Covide biedt
1. Een compleet systeem op basis van abonnementen. (zie deze pagina op onze website)
2. Service, support, consultancy, workshops, training etc. via een zogenaamde KSK (Klant Service Kaart). Eigenlijk een soort knipkaart voor uren tegen een flink lager uurtarief.
 

Hoe organiseer ik onderhanden werk?
Onderhanden werk bevindt zich vaak voor een belangrijk deel op het kruispunt van het klantdomein en de interne organisatie. Omdat CRM-systemen bijna allemaal alleen functionaliteiten bieden in het klantdomein, is klantgericht onderhanden werk daarom vaak niet georganiseerd.

Vragen als: “Wie kan dit het beste oppakken?”, “Hoe groot is het belang van die afspraak?”, “Is het nu wel of (nog) niet gedaan?”, “Moet ik daar elke dag boven op zitten?” of “Wat is nu de status van de werkzaamheden?” worden dan op zijn best in een agenda, takenlijst of spreadsheet opgenomen en leiden vaak tot irritatie intern en met de (vergeten) klant.

Covide heeft tal van geïntegreerde tools om hierbij te helpen:
  • alle data is centraal opgeslagen en toegankelijk
  • de STER-functie in mail en notities; U geeft de e-mail of notitie een ster (inclusief de aan de mail gekoppelde memo’s) waarmee u de e-mail actief blijven volgen, waar de mail zich ook bevindt. U bent dan de enige, die die ster weer kan verwijderen. Een ster gegeven door een collega, ziet u ook terug in de e-mail en notitie overzichten
  • de STER-functie in projecten biedt de mogelijkheid om projecten extra te laten opvallen in een apart overzicht
  • op de Relatiekaart en Medewerkerskaart zijn alle nog actuele notities, klantcontacten, projecten, sales-items en Customer Care Cases actief opgenomen
  • de projectkaart biedt een overzicht van wat er al is gedaan, de status ten opzichte van financiële afspraken en/of urenafspraken, de planning (agenda’s en todo’s) én ingangen naar alle communicatie en documenten rond het betreffende project
  • elk sales-item en elke Customer Care Case bieden de actuele status inclusief de gekoppeld documenten en communicatie
  • mailfolders kunnen worden gedeeld met collega’s en mail kan - zelfs vanuit de concepten - ook naar al mijn eigen of met mij gedeelde mapjes worden verplaatst
  • in de met Covide geïntegreerde Google Drive kunnen tekstdocumenten, spreadsheets en complete mappen met documenten worden gedeeld. Ook met relaties buiten de eigen organisatie. Daarbij kan er zelfs tegelijkertijd aan documenten en sheets worden gewerkt inclusief het aan document (bij een gedeelte) gekoppelde opmerkingen en groepschat naast het te bewerken document
  • via de met Covide geïntegreerde G Suite kan met Google Hangout zelfs een videovergadering inclusief presentatie en het overnemen van een werkplek worden gerealiseerd
  • via de module todo’s kunnen al deze zaken tenslotte worden gemonitord en aangestuurd
Kortom: met Covide beschik je over veel handige tools om incidenteel én structureel samen te werken ook aan allerlei onderhanden werk. En het mooiste van alles: die tools werken ook nog eens naadloos samen, wat de efficiency bevordert en het maken van foute vermindert.

Ik ervaar traagheid. Waar komt dat vandaan?
Deze klacht krijgen we vaker te horen. Daarom hebben we er een aparte paragraaf aan gewijd, want 
  1. traagheid is een breed begrip. Wat is er precies traag? 
  2. het heeft inmiddels in 99% van de gevallen niets met het systeem te maken.

Migratie van e-mail naar Covide tijdens de implementatie

Dit is mogelijk door de mail per gebruiker vanuit Outlook naar een PST-bestand weg te schrijven en vervolgens het PST-bestand weer te importeren in Gmail (het online mailsysteem van G-suite, waarmee Covide is geïntegreerd). Hoeveel tijd dit met zich meebrengt, is afhankelijk van de hoeveelheid mail per gebruiker. Besef dat de mail in feite twee keer moet worden ingelezen. Eén keer in Gmail en daarna van Gmail naar Covide. 

Heeft dit voor mij meerwaarde? Want ... voordat je de mail vanuit Outlook naar Covide kan laten gaan, zal eerst het Adresboek inclusief de business cards en e-mailadressen helemaal goed moeten zijn gerealiseerd in Covide, omdat alleen dan de binnenkomende mail automatisch gekoppeld kan worden door het systeem en daarna groepsgewijs gearchiveerd.

Daarnaast betekent het ook, dat het systeem gedurende die importacties ernstig vertraagt, waardoor deze acties eigenlijk alleen 's nachts kunnen worden gerealiseerd. Dan is het ook de realiteit, dat er vaak meer dan 80% mail in oude mailsystemen aanwezig blijkt, die in de nieuwe omgeving als ongewenst wordt beschouwd. Het is dan achteraf heel veel werk om op te schonen. Tenslotte: deze handelingen nemen tijd en dus zijn er ook de nodige kosten aan verbonden. Dit is iets om van tevoren goed over na te denken.

De praktijk heeft geleerd, dat gebruikers veel liever met een schone lei in een nieuwe omgeving starten. De oude mailomgeving beschouwt men dan als een soort naslagarchief. Wanneer een mailtje alsnog gewenst is, wordt dat gewoon doorgestuurd en in het nieuwe systeem handmatig gekoppeld. 

Migratie van bestanden en mapstructuren naar Covide

Covide is een CRM-systeem. Dit houdt in, dat de Relatie (klant, leverancier etc.) leidend is. De archivering is zowel wat betreft de mail als ook de documenten zo opgebouwd. Tijdens een training kunnen we laten zien, hoe je eenvoudig documenten of zelfs complete mappen met documenten via Drive kan importeren onder de juiste Relatie in Covide. Dit kun je dan zelf voorbereiden en realiseren op een geschikt moment. Bijkomend voordeel: ook hier kan je zorgen, dat alleen gewenste documenten op de juiste plek in het nieuwe systeem terecht komen.

Comments