04. Import adressen

Covide biedt natuurlijk een optie voor het importeren van adressen uit andere toepassingen. En wat voor één!
Een zeer vriendelijke user-interface is beschikbaar. Tenminste als je de juiste stappen in de juiste volgorde neemt. 

Standaard heeft Covide de mogelijkheid om classificaties toe te voegen tijdens het importeren. Dit - on the fly-mechanisme zorgt ervoor, dat onmiddellijk na de invoer soortgelijke selecties als voorheen kunnen worden gemaakt met diezelfde classificaties.

In stappen ....

Voorbereiden: zorg voor een goed CSV-bestand

Onderaan deze pagina zijn voor alle mogelijk te importeren bestanden voorbeelden geplaatst. 

Bijna elke office suite heeft de mogelijkheid van het creëren van CSV export van gegevens. Een CSV-bestand is, zoals de afkorting al aangeeft, een door komma's gescheiden waarden bestand. Dit betekent dat elk veld (of kolom) wordt gescheiden door een scheidingsteken, doorgaans een komma. Microsoft Office maakt gebruik van een puntkomma als de standaard begrenzer, dus wees hiervan bewust. Voor meer informatie over het maken van CSV-bestanden voor gebruik met Covide, verwijzen wij je naar de documentatie van je kantoor applicatie.


Houd hier rekening mee:
  • Accuraat
    Voeg indien mogelijk altijd classificaties toe! Dit kan helpen om fouten achteraf herstellen! Als een veiligheidsmaatregel voegt Covide overigens altijd een standaard indeling genaamd import-JJJJMMDDUUMMSS toe, zodat de import altijd kan worden teruggedraaid.

  • Wees geduldig.
    Vooral bij het ​​importeren van gegevens uit een lokaal systeem naar een web-based omgeving als Covide kan het gehele proces enige tijd duren.

Dit is hoe het werkt

Een aantal voorzorgsmaatregelen in gedachten te houden:

  1. Geen informatie over personen in de 'relaties import" opnemen. Persoonlijke informatie zal met de business-cards import worden geïmporteerd.
  2. Zorg ervoor dat gegeven-naam,  achternaam, initialen en begin velden worden  gescheiden 
  3. Altijd eerst de Relations importeren. Dus Relations en BusinessCards mogen nooit tegelijk worden geïmporteerd.
  4. Zorg ervoor dat de relatienamen zijn altijd precies hetzelfde zijn bij het ​​importeren van de BusinessCards
  5. Gebruik standaard het type business-card bij de import. Als je er zeker bent dat je relaties gaat importeren, kies dan 'doel import is een relatie'.
    Let op tijdens het importeren wordt ALLEEN gelet op de 'relatie naam' inzake duplicaten. Er worden GEEN andere criteria gebruikt om te controleren of een relatie 
    al bestaat. Als Covide een duplicaat detecteert tijdens het importeren, zal de relatie in 'duplicaten' worden geplaatst. Van daaruit kun je achteraf kiezen tussen dubbele relaties en / of zakelijke-cards en handmatig deze items te verwerken.
  6. Als je BusinessCards importeert altijd het veld met het gewenste veld 'Relatie / Company name' koppelen. In dat geval wordt de betreffende BC automatisch onder de al aanwezige Relatie geplaatst.
  7. Classificaties moeten worden gedeeld door een pijp (|) en gekoppeld aan het laatste veld 'Classificatie(s)'

Neem volgende stappen en selecties maken:

In de adres-module klik je op de knop 'meer' en vervolgens 'import-adressen' (1)



Je krijgt nu een venster, dat niets lijkt te doen. En dat klopt ook. Het wacht op jou. Je moet nu een bestand kiezen van je lokale systeem / netwerk omgeving om te importeren. Zodra je dat hebt gedaan kies je het scheidingsteken (2). Komt jouw CSV uit MS Office, dan is de kans heel groot, dat je moet kiezen voor de punt-komma (;). Anders is het eigenlijk altijd alleen een komma (,). Klik nu op de oranje button 'Uploaden en verwerken' (3).
Een voorbeeld CSV-bestand kan worden gedownload op de bodem van deze pagina. Met behulp van dit bestand heb je altijd een goed startpunt voor je import.


  
Nog even het scheidingsteken. Zeer essentieel. Als het hier bij jou een puinhoop lijkt, heb je waarschijnlijk het verkeerde scheidingsteken geselecteerd. Doe het dan gewoon opnieuw.


   
Zoals eerder vermeld gaat de import standaard uit van BusinessCards. Zorg ervoor dat de 'doelgroep import is een relatie' is geselecteerd (7) wanneer je relaties gaat importeren. 

Klik op de bovenste checkbox onder titel, waarmee je het systeem vertelt, dat je die rij gebruikt om kolommen uit het importbestand te koppelen aan de juiste velden in het centrale Adresboek.
  
Sleep nu de velden van het voorbeeldvenster aan de rechterkant (5) naar de linker kolom met de namen kolom (6) in Covide. Voor jouw gemak vul je de checkbox voor 'verberg al in kaart gebrachte kolommen'. Zorg ervoor dat je mapping (koppelen) overeen komt met de toewijzingen in het voorbeeldvenster. Als je het sjabloon gebruikt, dat wij hebben geleverd, moet je een uitstekend startpunt hebben. Wanneer een kolom van het CSV-bestand is toegewezen aan een kolom in de Covide-database het wordt aangeduid met een groen vinkje-box icoon. Als je hebt vergist, kun je de toewijzing verwijderen door te klikken op de 'delete' icoon dat verschijnt wanneer je de muisaanwijzer over een kolom-naam (8) brengt.



Wijs tenminste één classificatie. Dit kan helpen om de invoer ongedaan te maken indien nodig. Activeer de mogelijkheid om een classificatie toe te voegen door te klikken op de 'selecteren uit de lijst' (9) knop. De dialoog met de selectiefunctie voor classificaties zal verschijnen en je kunt één of meer classificaties selecteren. 
Merk op dat alle adressen die je importeert deze classificatie (s) zullen krijgen.


   
Na het in kaart brengen van alle velden ben je klaar om op de 'import relaties knop' te klikken en een kopje koffie te gaan drinken. Het is normaal dat dit proces een tijdje duurt, dus wees geduldig en wacht tot Covide de taak heeft voltooid.

Speciale gebieden zoals 'Dear', 'Honorable','Mrs','Lady', enz. kunnen door middel van bypass worden geïmporteerd. Neem hiervoor contact op met de supportafdeling van Covide.

VCards kunnen ook worden geïmporteerd. Maar dit is echter alleen mogelijk als de beoogde relatie bestaat. Ga hiervoor naar het drop-down menu. ('Meer acties' -> 'import vCard'). 

Dubbele items in uw adresboek
Hoewel je natuurlijk ontzettend je best hebt gedaan om je import-bestand zo nauwkeurig mogelijk te maken, is er altijd een mogelijkheid dat een of meer (sen) importeert, die al in het adresboek staan. Sommige systemen kennen een systeem voor ontdubbeling tijdens de importfunctie uitgevoerd. Een dergelijke gelijktijdig procedé kan vele moeilijk te herstellen fouten opleveren. Dit is de reden waarom Covide een andere oplossing heeft ontwikkeld.
Tijdens het importeren van nieuwe relaties in Covide vindt geen feitelijke ontdubbeling plaats. Wanneer je BusinessCards importeert en de Relatiekolom koppelt, worden gegevens met precies dezelfde relatienamen keurig onder de bestaande relatie geplaatst. 


Daarnaast kan het systeem een ​​lijst met gegevens van mogelijk verdachte 'doubles' genereren. Deze lijst kan handmatig worden gecontroleerd, waarbij enkele eenvoudige reparatie mogelijkheden worden geboden. De bedoelde lijst wordt opgevraagd door de hierboven aangegeven selectie in het menu.


IMPORT GLOBAL META VELDEN

Wanneer je een grote hoeveelheid meta velden nodig hebt om toe te voegen in Covide, kunt je ervoor kiezen om deze te importeren. 

Aan deze pagina is een sjabloon bestand genaamd 'meta-field-import.csv' toegevoegd. je kunt dit bestand gebruiken als een goed uitgangspunt. Zorg ervoor dat, wanneer je waarden in de 'Value' kolom plaatst, je die verschillende waarden altijd  van elkaar scheidt met een pijp ('|'). 

Om 'globale meta data velden' te importeren ga je in het adres-boek via de knop 'Meer' naar 'globale meta velden importeren'. Een venster zoals hieronder weergegeven verschijnt.



Het eerste wat je daarna moet doen, is het selecteren van het CSV-bestand met 'Meta data velden' dat je wilt importeren. Dan moet je je scheidingsteken kiezen. Zorg ervoor dat je het juiste kiest. Door het klikken op de oranje button 'Uploaden en verwerken' wordt het CSV-bestand geüpload en verwerkt.  Een voorbeeld is onderaan de pagina gepresenteerd. 
Optioneel kun je ervoor kiezen om een ​​classificatie toe te voegen. Wanneer je een classificatie toevoegt, zullen de geïmporteerde META-velden alleen verschijnen op de Relatiekaarten, die ook voorzien zijn van die classificatie.
De volgende logische stap in dit import proces is nu om de waarden te gaan importeren voor de velden, die je zojuist hebt gemaakt via importeren. 

Importeren Globale META waarden

Het importeren van Globale META waarden kan alleen worden gedaan na het importeren van adressen. We gaan er vanuit, dat je adressen, de daarbij behorende classificaties en META-velden in orde zijn. 


  1. Open via Adres > Meer > Globale meta-waarden importeren het venster 'metavelden waarden importeren' .
  2. Volg de stappen op het wizard-scherm.
    Let op: deze sjabloon wordt gegenereerd alleen voor deze indeling en is volstrekt uniek en niet te gebruiken voor andere import. Genereer dus altijd een nieuw bestand als je een nieuwe import wilt maken.
  3. Na het downloaden van het CSV-bestand, kun je het vullen met de waarden. NOOIT iets veranderen in kolom A en rij 1. Deze zijn voor Covide interne referentie. Verander je daar wel iets, dan zal de import zeker mislukken.
  4. Nadat het bestand is gevuld met waarden dan kun je het uploaden, selecteer een indeling en de meta-data waarden om alle adressen te importeren met de geselecteerde indeling. Herhaal deze stappen voor elke invoer die je doet.
ċ
Willem Massier,
31 dec. 2015 07:35
ċ
Willem Massier,
31 dec. 2015 06:34
ċ
Willem Massier,
31 dec. 2015 06:34
Comments