03. Adresboek‎ > ‎

10. FAQ - Adressen

Kan ik de relatiekaart in Covide ook personaliseren?
Het personaliseren van de relatiekaart in Covide geeft medewerkers meer overzicht en controle op zijn of haar werkzaamheden.

Iedere medewerker kan de relatiekaart op eigen wijze inrichten, zodat die aansluit bij de functie en werkwijze. Per relatie kan aangegeven worden welke blokken (e-mail, notities, sales, projecten etc.) actief moeten zijn en op welke plaats het blok gepositioneerd moet worden. Blokken die niet gebruikt worden kunnen eenvoudig verwijderd worden (en eventueel later weer teruggezet).

Door het flexibel inrichten van de eigen CRM omgeving (relatiekaart, dashboard, kleurgebruik), is Covide snel aan te passen naar de wensen per persoon en daarmee effectief in het dagelijks gebruik.

In Covide kan daarmee efficiënter worden gewerkt door de relatiekaart te personaliseren.

In het volgende filmpje wordt het personaliseren van de relatiekaart nog eens uitgelegd.

Verplaatsbare blokken


Hoe kan ik de laatste contactmomenten zien met mijn klant in Covide?
Met Covide kun je de laatste contactmomenten zien met de klant in het blok ‘Historie’ op de relatiekaart, die voor elke klant automatisch beschikbaar is.

In Covide krijgt u via de overzichtelijke relatiekaart direct toegang tot alle bij die klant behorende gegevens en communicatie, zodat inzicht is in de klant voor optimaal klantbeheer. De actuele situatie en historie van de klant zijn direct beschikbaar zoals e-mails, notities, todo’s, projecten, sales en customer care items.

Voor optimale ondersteuning van uw klanten kunt je daarom niet alleen de laatste contactmomenten terug vinden, maar door koppelingen met alle 12 modules wordt er gebouwd aan een compleet klantdossier.

Door ondersteuning van Covide werkt je efficiënt samen in het belang van uw klant, door snel inzicht in bijvoorbeeld de laatste contactmomenten met de klant.

Kan je gegevens verplaatsen naar andere Relatie?
Je kan binnen Covide data van de ene Relatiekaart naar de andere verplaatsen. Daar hebben we een functie voor.
Je gaat naar de Relatiekaart, waar vandaan je data wilt verplaatsen en klikt op het icoontje tweede van link (zie plaatje boven de rode streep)
Nu kan je zelf selecteren wat je van de ene Relatiekaart naar de andere wilt verplaatsen. (zie plaatje onder de rode streep)

Maar ... misschien wil je alleen de mail gekoppeld aan één BusinessCard verplaatsen, terwijl er veel meer mail in dat archief staat.
Dat kan ook, maar is meer werk.

Je moet
  1. onder de nieuwe Relatie een nieuwe BC aanmaken in het archief van waaruit je de mail wilt verplaatsen een lijst maken waar jouw aantal te verplaatsen mailtjes binnen valt
  2. vervolgens maak je een filter op betreffende BusinessCard en selecteert alle mailtjes
  3. daarna verplaats je die naar het andere archief (andere Relatie met BC kiezen) met de functie onder 'Meer'

Kan je archieven ook (tijdelijk) samenvoegen?
Ja, dat is heel erg eenvoudig:
  1. Klik in het blokje classificaties op een relatiekaart op de classificatie, die wordt gedeeld door de relaties van wie je de archieven tijdelijk wilt samenvoegen
  2. Klik nu rechtsonder op de oranje button 'Toon e-mail'
Hoe maak ik een nieuwe medewerker aan?
Om een nieuwe medewerker toe te voegen moet je daarvoor de juiste rechten hebben. In dit geval heb je de rechten van "usermanager/ gebruikersmanager" nodig.

Het maken van een medewerkerskaart kost je enkele minuten.
Dit filmpje vertelt het hele 'verhaal'.

Nieuwe medewerkers aanmaken ...


Hoe kan ik een reeks adressen exporteren op basis van postcodes?
Maak hiervoor gebruik van de zoekfilters in het adresboek. Selecteer de postcodes waarop je wilt zoeken en klik op "filters toepassen". 

Je kunt ook verschillende filters gebruiken; denk bijvoorbeeld aan "naam" , "plaats" of "land".
Mocht je filters willen toepassen of wijzigen dan is dat hier nog mogelijk.

Wanneer de selectie compleet is kun je deze gegevens vervolgens exporteren:

Adressen kun je eenvoudig exporteren onder de knop "meer" in het adresboek.

Wat is nou een Relatiekaart en wat een BusinessCard?
Een Relatiekaart is in de eerste plaats bedoeld om de organisatie met wie je een relatie hebt of wilt aangaan in kaart te brengen inclusief alle daarbij behorende gegevens.
Bij het invoeren van een Relatie plaatst je dus in de eerste instantie de bij die Relatie als bedrijf / organisatie van belang zijnde gegevens.

De Relatiekaart vult zich daarna vanzelf met overige gegevens. En dan hebben we het over BusinessCards (BC's) en alle andere bij de relatie behorende data. Van e-mail en telefoonnotities toten met projecten, agenda-afspraken, supporttickets etc.

Een BC is een kaart, waarop je de adresgegevens en classificaties van de contactpersonen, afdelingen of vestigingen van de betreffende Relatie (zie boven) plaatst.

Hierarchisch is een BusinessCard dus altijd een onderdeel van de Relatiekaart. Omdat een persoon echter ook best werkzaam kan zijn bij meerdere van uw Relaties is het mogelijk een BC ook daadwerkelijk te koppelen aan meerdere Relaties. (zie de screendump als voorbeeld; hierop is een klein deel van een BC zichtbaar, waaruit blijkt dat betreffende BC is gekoppeld aan maar liefst vier Relaties in ons Adresboek. Belangrijkste voordeel hiervan is: geen dubbele en dus ook op meerdere plaatsen bij te houden gegevens)

Adresgegevens invoeren via een Custom View?
Het begrip 'Custom View' wisten we nog niet goed te vertalen. Het betekent, dat u zelf de mogelijkheid hebt om voor de Relatiekaart en de Businesscards via een vast format de gegevens in te (doen) voeren in uw Adresboek.
Het voordeel daarvan is, dat voor ELKE Relatie (en BusinessCard) zoveel mogelijk ALTIJD dezelfde gegevens worden ingevoerd.
Zo krijg je een gestructureerd en voor iedereen begrijpelijk adresboek. Lees ook de paragraaf hierover.

In het filmpje hebben we geprobeerd te laten zien, hoe het werkt. 

Adresgegevens aanmaken mbv Custom View


Is het gebruik van classificaties (labels) is beperkt tot de adresmodule?
Nee, het gebruik van classificaties (labels) is niet beperkt tot het adresboek.

Je kunt - als je de noodzakelijke globale rechten hebt of specifieke rechten hebt gekregen - alle businesscards en relaties classificeren. Zoveel je maar wilt. Het toekennen van classificaties aan relaties en businesscards is één van de krachtigste technieken in CRM-land. U kunt daarna namelijk alle mogelijke selecties maken, bewaren en bewerken, zonder dat de adresgegevens zelf in gevaar komen of er dubbele gegevens gaan ontstaan.

Over hoe u classificaties aanmaakt, onderhoudt en er gebruik van maakt voor selecties, zijn in de Handleiding diverse paragrafen met screendumps beschikbaar.

Het gebruik ervan nadat ze zijn ingevoerd beperkt zich niet alleen tot de adresmodule. Classificaties kunnen ook worden gebruikt voor
+ de e-mail: Nieuwsbrieven en groepsmail
+ het samenvoegen van mailarchieven
+ de Salesmodule
+ de Customer Care module
+ relaties koppelen aan projecten
+ de Campagne module (zowel e-mail als telefoon)
+ de Business Units (Cross Selling)

Het is dus zaak om classificaties goed te organiseren. Bijvoorbeeld door duidelijke groepen te maken en eventueel elke classificatie ook te voorzien van een afkorting.

Hoe kan ik de laatste contactmomenten zien met de klant?
Met Covide kun je de laatste contactmomenten zien met de klant in het blok ‘Historie’ op de relatiekaart, die voor elke klant automatisch beschikbaar is. (zie de toegevoegde screendump)

In Covide krijg je via de overzichtelijke relatiekaart direct toegang tot alle bij die klant behorende gegevens en communicatie, zodat er direct inzicht is voor optimaal klantbeheer. De actuele situatie en historie van de klant zijn direct beschikbaar van e-mails, notities, todo’s, projecten, sales en customer care items.

Voor optimale ondersteuning van klanten kun je daarom niet alleen de laatste contactmomenten terug vinden, maar door koppelingen met alle 12 modules wordt er gebouwd aan een compleet klantdossier. 


Al die lijsten in het Adresboek... Wat betekenen die?

In Covide zijn er diverse adreslijsten beschikbaar. Een korte toelichting waarvoor je deze lijsten gebruikt.

+ Relatie
+ Businesscards
+ Medewerkers
+ Privé
+ Inactieve relaties

Relaties
In deze lijst vind je alle actieve relaties in terug. Dit is de lijst waar je standaard mee zult werken

Businesscards
Businesscards zijn de contactpersonen die onder de relaties vallen. Elk met hun eigen gegevens zoals bijvoorbeeld e-mailadres.

Medewerkers
Alle actieve medewerkers vind je hierin terug. Indien je voldoende rechten hebt kun je ook de medewerkerskaart inhoudelijk bekijken.

Privé
Privé contactpersonen zijn de personen die je zelf hebt aangemaakt. Deze zijn voor anderen niet zichtbaar.

Inactieve relaties
Een schoon en zuiver adresboek is essentieel voor een organisatie. Relaties waarmee de samenwerking is beëindigt, kun je uit deze lijst verwijderen.
Uhm verwijderen? Nee, niet direct.
Want... dat een samenwerking nu niet doorgaat wil niet zeggen dat deze relatie wellicht in de toekomst van waarde kan zijn.
In Covide wordt een relatiekaart in eerste instantie op niet-actief gezet. De relatiekaart wordt dan uit de actieve relatielijst verplaatst naar de "inactieve relatie" lijst. Op deze manier behoud je alle communicatie.

De twee grootste voordelen hiervan zijn:
  1. Wanneer je opnieuw in contact komt met de relatie kun je de relatiekaart eenvoudig terugplaatsen naar de lijst "relaties"
  2. Alle communicatie blijft behouden. Je vindt altijd terug wat er in het verleden is besproken
Wanneer je de relatiekaart in zijn geheel wilt verwijderen, dan is dat uiteraard ook mogelijk door de relatie te verwijderen uit de Inactieve lijst.



Wat is het nut van de medewerkerskaart?
De medewerkerskaart is een persoonlijke kaart, waarop je als manager (met voldoende rechten) kunt bekijken waar je medewerkers mee bezig zijn.
Naast persoonlijke gegevens vind je onder andere ook de volgende informatie:
  • Agenda afspraken (handig voor als de medewerker ziek is en klanten geïnformeerd moeten worden)
  • Customer Care calls die op dit moment nog niet zijn afgehandeld
  • Openstaande taken
  • Openstaande notities
  • Salesitems die op dit moment actief zijn 
  • Projecten waarvan de betreffende medewerker deel van uit maakt als gebruiker, manager of uitvoerder
  • Uren die de medewerker heeft geregistreerd, vind je per project hierin terug

De synchronisatie tussen Covide en mijn mobiele telefoon werkt niet goed vwb de contactpersonen. Hoe kan dat?
De synchronisatie tussen Covide en je mobiele telefoon gaat via G Suite . Wanneer de adressen dus niet (goed) worden gesynchroniseerd naar je mobiel, dan kan je relatief eenvoudig zien of er iets mis is 
  1. tussen Covide en G Suite of 
  2. tussen G Suite en je mobiele telefoon
Ad. 1
Wanneer je bent ingelogd, kun je twee schermen naast elkaar zetten. Eén met het Adresboek van Covide en één met het Adresboek van Gmail. In het filmpje hieronder kun je zien, hoe snel de sync tussen Covide en G Suite werkt. 
Let op! Verwijder nooit de gesyncte adressen in je G Suite omgeving of je mobiel, want dan is het ID in de Covide database waardeloos geworden. Je moet dan dus ook de BC in Covide verwijderen en opnieuw aanmaken o een nieuwe BC te maken.

Adres-Sync tussen Covide CRM en Google Apps



Ad. 2 
De synchronisatie tussen G Suite en je mobiele telefoon is niet in orde. https://support.google.com/a/answer/1408902?hl=nl.
Comments