03. Adresboek‎ > ‎

04. Synchroniseren

Door de integratie van Covide en G Suite (voorheen Google Apps for Work) is het synchroniseren van Covide met alle moderne mobiele apparaten zonder enig probleem te realiseren. Let op! Op je mobiele devices (mobiele telefoon en tablet) dien je wel gebruik te maken van de G Suite apps en niet van de apps van de apparaten zelf.

Bij synchroniseren van informatie gaat het in feite om het delen op verschillende apparaten. Daarbij komen de volgende aspecten aan de orde:
  1. Veiligheid
  2. Welke gegevens wel en welke niet
  3. Hoe: synchroniseren of live delen


Zowel Covide als G Suite zijn van zichzelf super veilige systemen door de methode waarop je de systemen binnen kunt komen, door de wijze waarop de informatie wordt gehost en door de wijze waarop de koppeling tussen beide systemen is gerealiseerd. Wie de tweeweg authenticatie van Google gebruikt, beschikt over de veiligst denkbare inlogmogelijkheid voor zowel Covide als G Suite. 
We hebben er - ook vanwege de enorme uitgebreidheid van het Covide systeem - voor gekozen om de beschikbaarheid van de gegevens op mobile apparaten op twee manieren te realiseren
  • Via G Suite 
    Je kunt alleen via het instellen van die super veilige mogelijkheden van G Suite je mobiele apparaat koppelen aan de G Suite. Je hebt de veiligheid van je gegevens op je mobiele apparaten dus helemaal in eigen hand.
    • Adresgegevens
      Omdat Covide een centraal systeem is voor hele organisaties, is het weinig zinvol en wellicht ook helemaal niet wenselijk om alle adresgegevens van alle relaties naar de mobiele telefoons van alle medewerkers te synchroniseren. Daarom worden alleen die adresgegevens gesynchroniseerd, die zijn aangevinkt.
    • E-mail
      Covide ontvangt haar e-mail ook van G Suite. De inkomende e-mail wordt in Covide evenwel meteen gekoppeld aan een bekende Relatie en BusinessCard en - indien zo ingesteld - ook meteen filtert naar een folder. In de sync van G Suite naar mobiele apparaten zijn die in Covide wel gerealiseerde koppelingen niet aanwezig. Belangrijk om te weten
      • Mail die je op je mobiele apparaat verwijdert, wordt na synchronisatie tussen Covide en Google Apps ook in Covide verwijderd. 
      • Mail die je via je mobiele apparaat stuurt naar een mailadres, dat in Covide in het adresboek bekend is, wordt na synchronisatie gewoon in Covide onder de relatie opgeslagen. Wanneer het mailadres op meerdere plaatsen voorkomt, wordt het in Covide in de folder 'Verzonden NA' opgenomen. Je kan dan dat mailtje openen en onder de juiste relatie opslaan.
      • Mail die je in Covide verwijdert of archiveert, wordt ook in G Suite respectievelijk verwijderd danwel gearchiveerd.
    • Agenda
      Even opletten
      • Afspraken die je in Covide maakt, worden direct in de G Suite Calender gemaakt en G Suite verzorgt daarmee ook de uitnodiging die verstuurd wordt naar andere deelnemers. 
      • Afspraken die in je mobiel of rechtstreeks in de G Suite Calender worden gemaakt, komen na de synchronisatie ook in Covide terecht. Maar .... uiteraard zonder alle koppelingen, die daar mogelijk zijn.
    • Google Documenten, Sheets en Presentaties
      Op alle moderne apparaten kan de Google Drive App worden geïnstalleerd. Mits je mobiele apparaat dus goed is geconfigureerd (zie onder) kan je dus meteen bij alle in Covide onder Relaties, Projecten en Sales opgeslagen documenten. En ja, je kan ze niet alleen lezen, maar ook wijzigen en zelfs maken.
  • Via de mobiele Covide App
    Deze kun je vooralsnog vergeten. Hij is is nog lang niet af en alleen nog in BETA beschikbaar voor enkele testers. Binnen deze App zullen alleen en beperkt beschikbaar komen adresgegevens, e-mail, notities, sales en projectinformatie, omdat de Google Apps al meer dan 90% van de door klanten gevraagde mogelijkheden bieden.

Het enige dat nu nog nodig is: het configureren van je mobiele apparaten.
Comments