02. Rond mail binnen Covide

Omdat e-mail met afstand het meest gebruikte onderdeel is binnen Covide wijden we hier een aparte paragraaf aan het thema van 'snelheid of traagheid'. Verdeeld over de subthema's 
  1. opvragen van de lijst
  2. openen etc.
  3. ontvangen
  4. sturen
  5. archief
Vooraf
Waar de mail in andere programma's op je eigen device staat (of het nu je laptop, je bureaucomputer, tablet, mobiel) blijft de mail in Covide op de server. Dat heeft bijzonder grote voordelen in verband met veiligheid en delen van informatie, maar het nadeel is, dat elke vraag dus niet aan je lokale systeem wordt gesteld, maar aan onze server. 

Ad. 1 Het genereren van de lijst met mailtjes
De reden dat we dit als eerste noemen, is, dat dit obstakel bovenop het hiervoor genoemde komt en daarnaast in alle andere punten hieronder ook een rol speelt. Wanneer je op de button e-mail klikt, open je de lijst met mailtjes in je Inbox. Binnen Covide betekent dat op dit moment, dat 
  1. het systeem van elk mailtje in de lijst de inhoud uit de database moet ophalen, zodat jij die inhoud al kan lezen via het hangen boven het mailtje met je muis (hoover) 
  2. het systeem in de database moet zoeken naar de mailtjes die rechtstreeks, in CC of in BCC aan jou gestuurd zijn en vervolgens moet kijken naar de rechten voor jou en anderen
  3. het systeem moet zoeken naar het mailtje dat in de lijst vóór en ná moet komen, omdat je er doorheen moet kunnen bladeren als de mailtjes zijn geopend, terwijl je tijdens het bladeren ook moet kunnen archiveren of verwijderen.
  4. elk mailtje kan ook gekoppeld zijn aan een relatie, sales item, project of customer care case
  5. na het sluiten van een mailtje (of het nou is als gevolg van archiveren of verwijderen) moet de lijst ook weer worden opgevraagd.

Ad. 2 Openen van e-mail
Wanneer je een e-mail opent in een ander programma, hoeft het systeem niets anders te doen. Binnen Covide ligt dat anders. Het systeem kijkt bij het openen van het mailtje
  • naar de eventuele koppelingen van het betreffende mailtje met Relaties, Projecten, Customer Care Case en Sales
  • naar de rechten die gekoppeld zijn aan het te openen mailtje
  • naar de positie van het mailtje binnen de lijst, waarbinnen je het opent
  • naar de mogelijkheden die beschikbaar moeten zijn, wanneer het mailtje is geopend
Ad. 3 Ontvangen van e-mail in je Inbox
Ook hier geldt voor een belangrijk deel, wat hierboven ook is beschreven. Omdat dit proces op de achtergrond merk je van de onder 1 beschreven traagheid echter helemaal niets. Complicerende factor bij het ophalen van een e-mail is echter, dat er een connectie moet worden gemaakt met de Google mailserver. Tot voor kort moest dit via IMAP. Dat is niet een van de modernste methoden en vooral bij kantoren met meer dan 30 gebruikers duurde het soms erg lang, voordat de mail binnen kwam.
Gelukkig hoort dit nu helemaal tot de verleden tijd, omdat we gebruik kunnen maken van de Google API. Mail die nu binnenkomt in de Google mail, staat vrijwel direct ook in je Covide Inbox.
We gebruiken IMAP momenteel alleen nog als een soort bezemwagen om eens per half uur te controleren of wel alle mail die in Google is binnengekomen ook in Covide's Inbox aanwezig is (geweest). Wanneer dat onverhoopt niet het geval is (omdat er bijvoorbeeld iets mis ging tijdens het maken van de connectie in eerste instantie), dan wordt die mail alsnog opgehaald.

LET OP! 
Wanneer jij wel structureel vertraging ervaart bij het binnenkomen van je e-mail, dan is bij jou de zogeheten PubSub-notifier niet aanwezig. Neem dan contact op met support@covide.nl, zodat we het voor je in orde kunnen maken. Vaak wordt het probleem overigens al opgelost, door een keer uit te loggen uit Covide, daarna je computer te herstarten en opnieuw in te loggen in Covide. 

Ad. 4 Sturen van e-mail
Ook voor het sturen van e-mail gebruiken we de Google API. Dit doen we in combinatie met onze Action Queue, een prachtige wachtrij techniek, die er onder andere voor zorgt, dat het sturen van de mail foutloos kan verlopen en waar dat niet goed gaat een waarschuwing afgeeft, waardoor we problemen kunnen oplossen. 

Ad. 5 Archief
Wel, hoe fantastisch de centrale archieffunctie ook is, momenteel ondervinden we vooral in dit gedeelte een traagheid, die we als onwenselijk nog niet hebben kunnen oplossen. 
Comments