08. E-mail

De bijzondere e-mail module van Covide kent ook flink wat gebruikersinstellingen. We behandelen de linker en rechterhelft van je scherm in twee delen.

Blok 1: E-mail

  • Eerst het mailadres dat je als eerste hebt ingevoerd en ook het mailadres is op de Medewerkerskaart.
  • Daarna wat je als eerste alternatief wilt.
  • In BCC kan je een mailadres invoeren, waar ALTIJD een kopie-mail van jou naar toe moet
  • Tenslotte een mailadres dat ALTIJD als standaard moet worden gebruikt als je een e-mail begint. Normaal gesproken is dit hetzelfde als het eerste, maar ... in Covide CRM kan je in principe elke Voorgedefinieerde Inhoud kiezen.
Merk op! Geen van deze mailadressen hoeft de gebruikersnaam - is basis mailadres in Google - te zijn voor het inloggen. Maar ... alle mailadressen die NIET je mailadres in Google zijn, moten wel goed getuned worden in je Gmail-instellingen om er zonder problemen mee te kunnen mailen en als alias aanwezig zijn in Google Apps om er mail op te kunnen ontvangen.

Blok 2: de mailserver

Dit is een gedeelte, waar je als 'gewone' gebruiker - dus zonder de rechten als Administrator niet overal bij kunt. Wat je hier ziet, zijn de best denkbare standaardwaarden. Verander er - ook als Administrator - alsjeblieft niets aan. Zet hooguit het vinkje bij Sync verzonden mail op 'ja' (wanneer men ook mailt men een mobiele telefoon) of 'nee' als men dat niet doet. De instellingen veranderen kan al snel problemen opleveren. Het herstellen is geen gratis service!

Blok 3: Layout

Ook dit zijn in de praktijk de beste standaard waarden. 
  • Wanneer je de optie 'E-mail lay-out op tekst plaatst, zal je standaard mail niet meer met opmaak kunnen sturen. Vroeger heel gewoon. Tegenwoordig steeds minder. 
  • De functie 'Verberg relatie-gekoppelde e-mail' biedt de mogelijkheid om hier op te geven, dat iedereen altijd deze template als standaard krijgt bij het initiëren van een nieuwe mail-conversatie. 
  • De optie 'E-mail is standaard privé' op 'nee' betekent, dat jouw mail in het archief door anderen gezien en geopend kan worden. Dat is ook wat je standaard wilt, nemen we aan. In elk mailtje is het 'op privé' plaatsen overigens ook nu nog een kwestie van één vinkje.
  • Een vinkje bij 'Verberg relatie-gekoppelde e-mail' zorgt ervoor, dat jouw mail indien gekoppeld aan een relatie niet in het e-mailblok op de Relatiekaart is te zien. 
  • De functie 'Standaard e-mail tab' betekent, dat bij jou de Inbox standaard jouw Inbox-mailberichten toont en niet die van de mailboxen van collega's die hun mappen met jou hebben gedeeld.
  • Standaard worden in de map 'Alle berichten' bij Google alleen alle door jou verstuurde en gearchiveerde berichten bewaard. Met het vinkje 'Behoud verwijderde e-mail in Alle Berichten' kan je ervoor zorgen, dat ook alle verwijderde berichten daar worden bewaard. Is alleen zinvol in combinatie met het abonnement op VAULT bij Google.

Blok 4: Rasterweergave

Ook hier adviseren we met klem te kiezen voor deze standaardwaarden. 
  • De functie 'Toon archiefstatus' is momenteel nauwelijks nog langzamer, maar geeft wel een schat aan informatie via het 'driehoek icoon met uitroepteken'. Zie de informatie op deze pagina hierover.
  • Over de standaard sortering in je Inbox vind je hier alle informatie. Nuttig!!
  • De functie 'Show email body tooltip' gaat over de mogelijkheid, dat je het eerste deel van de inhoud van een e-mail kunt inzien zonder die mail eerst te openen.
Blok 5: Menu 'meer acties' beheren

De inhoud van het blok spreekt voor zich: het gaat om de menufuncties die ofwel aan ofwel uit staan bij betreffende gebruiker. 
De functies zelf zijn beschreven in het grote Hoofdstuk over e-mail. Voor gebruikers met administrator rechten zijn er tevens nog een aantal waardevolle tools aanwezig. Voor meer informatie kun je contact met ons opnemen.

Blok 6: Lettertype instellingen

Het gaat in dit blok in feite om de vraag of iedereen binnen jouw bedrijf eigen lettertypen en groottes mag gebruiken of dat jullie hechten aan een huisstijl ook in de mail. Hierover is veel geschreven op de pagina onder deze link.

Blok 7: Links & toegang tab beheren

Het gaat hier in de eerste plaats om de menukeuze op de Tab en daarnaast of je het antraciete blokje aan de rechterkant wel of niet wilt gebruiken. De functies zijn elders beschreven

Blok 8: Algemene instellingen

Dit laatste blokje is echt een mooi voorbeeld van de service die het systeem biedt: voor ieder een eigen smaak:
  1. 'Melden wanneer geen relatie is gekoppeld bij het versturen van e-mail'
    Een verschrikkelijk handige functie, omdat je - wanneer deze waarschuwing niet wordt gegeven -  heel vaak vergeet om te koppelen. En dat achteraf doen .... Tsja, dat leidt tot de chaos, die we nu juist zo graag wilden voorkomen.
  2. 'Melden wanneer er geen relaties zijn bij verwijderen?'
    Aangezien ik mailtjes die ik ga verwijderen bij voorkeur ook niet archiveer, vind ik (WM) deze functie niet nuttig, maar sommige van onze klanten archiveren alles ....
  3. Als je (bijna) al je mail met CC en/of BCC stuurt, is het wel zo handig, dat je dat niet in elk mailtje opnieuw hoeft op te geven.
  4. Een enkele klant wil standaard in de mail die men beantwoordt, de bijlagen van de oorspronkelijke mail meenemen. 
Comments