02. Bel campagnes

De telefonische campagnes zoals die direct vanuit Covide mogelijk zijn, werken uiteraard veruit het best, wanneer tevens gebruik wordt gemaakt van de fantastische en prima te integreren SpeakUp Compass telefooncentrale. Dit is dus geen standaard functionaliteit. Maar wel nadrukkelijk geadviseerd om de redenen op de Covide CRM website uiteengezet.

Wanneer je de stappen in de paragrafen hieronder doorneemt, zul je zien, dat met het bovenstaande geen woord te veel is gezegd. Stapsgewijs daarom de bel-campagne uitgelegd:

1. De voorbereiding

Heb je een duidelijk idee, welke actie je in de campagne wilt? Het is echt essentieel om van te voren een heel precies schema te hebben gemaakt, omdat sommige stappen achteraf niet meer gewijzigd kunnen worden.
















Dit zijn de stappen die het systeem nodig heeft:

  1. Selecteer via Campagne > Nieuw > 'bellijst' 
  2. Selecteer nu de Relaties (beeld 1) 
    De mogelijkheden zul je inmiddels al diverse keren - wellicht met een wat andere wizard - zijn tegengekomen. Je moet een keuze maken op basis van 
    1. een adrestype (Actieve relaties, Inactieve relaties, BusinessCards en Medewerkers
    2. het selectietype (unieke classificaties of juist opgetelde)
      1. In het eerste geval moeten de geselecteerden ALLE gekozen positieve classificaties hebben
      2. In het tweede moeten de geselecteerden aan één van de gekozen positieve classificaties voldoen
    3. hier selecteer je de classificaties waaraan moet worden voldaan
    4. wanneer een op basis van de positieve classificaties geselecteerde ook één van de negatieve classificaties bezit, dan wordt die geselecteerde uit de selectie gehaald. Personen met de classificatie 'geen contact' zijn standaard opgenomen onder negatieve. 
  3. Als je tevreden bent met de gekozen selectie, klik je op de oranje button 'Filters toepassen' en daarna op 'Kies'
  4. De volgende stap is om een ​​naam te geven aan de campagne. Samen met de informatie in de omschrijving-veld (bijvoorbeeld een voorkeur volledige telefoon-script) Het geeft richting en biedt de medewerkers houvast in de aanpak van deze campagne.
  5. Let op!  Nu heb je een point of no return bereikt; 
    Dit moet benaderd heel voorzichtig worden, omdat het niet in latere fasen (zie screen 3) kan worden veranderd!! Je kunt te kiezen uit vier verschillende categorieën. Elke categorie heeft een selectie van verschillende argumenten. In het voorbeeld dat we hebben gekozen zie je twee categorieën en vier argumenten elk.
  6. Wanneer je klaar bent, klik je op 'opslaan'. In het overzicht wordt de campagne getoond inclusief alle bijbehorende pictogrammen.
Zie hier het overzicht van een onlangs daadwerkelijk door ons gebruikte bel-campagne inclusief een doorkijkje op de mogelijkheden via een klik op het pijtje achter de campagne.

In het voorbeeld is de campagne al van start gegaan en is er in elk geval één geselecteerde niet bereikt. Anders zou de keuze 'opnieuw bellen' niet aanwezig zijn. 

2. De bel-campagne in actie

Onder de veronderstelling van een perfecte voorbereiding van de campagne kan je deze nu starten. Klik op de pijl achter de campagne > daarna op 'bellijst' en je komt in het hierboven weergegeven scherm.
  1. Eigenlijk zie je twee verschillende schermen in één. Het linker-deel bevat de gegevens van de selecties, die je hebt gemaakt met daaronder het script. 
    1. De naam van de relatie is klikbaar. Met één klik ben je in een nieuw venster op de relatiekaart, schatkist met waardevolle gegevens. Vervolgens de naam van de geselecteerde contactpersoon die je kunt bellen via klikbare telefoon-nummers. Ondersteund door de geïntegreerde telefooncentrale activeer je met een muisklik de oproep. 
  2. Het rechter deel bestaat uit twee blokken:
    1. Het bovenste blok is om gewenste informatie te koppelen tijdens het telefoongesprek. Dit kan via simpele muisklikken. In het gegeven voorbeeld kun je zien dat er een eerste keuze wordt gevraagd tussen 'Geïnteresseerd' en 'niet geïnteresseerd'. De tweede keus bevat meer precieze redenen. Met checks kunnen deze worden gemarkeerd. Wat je hier aantreft, is geheel afhankelijk van de instellingen bij de planning. 
    2. Het tweede blok heeft een focus op de follow-up acties. Dit is erg handig als tijdens of na een gesprek een korte notitie (in verband met deze relatie) naar het archief moet worden gestuurd of naar een van je collega's. Ook acties, zoals: het versturen van een e-mail of het maken van een agenda-item zijn direct binnen dit wizard-scherm beschikbaar. Ter afsluiting is er een datum / tijd stempel, dat in relatie tot de resultaten van het gesprek kan worden vastgelegd.

Om de resultaten op te slaan en om naar de volgende persoon in de bellijst hoef je alleen maar te klikken op de knop 'Opslaan en volgende'.

Wil je de campagne even onderbreken? Dan klik je op 'Opslaan en sluiten'. Wanneer je een volgende keer weer verder gaat (klik op de pijl achter de campagne > daarna op 'bellijst') kom je automatisch weer in het hierboven weergegeven scherm, maar dan bij de nieuw te bellen relatie.

Middels de blauwe button 'Nieuw' kun je acties starten als 

  • het sturen van een klantcontact / notitie
  • een e-mail sturen
  • een agenda afspraak maken
  • een sales-item aanmaken
Uiteraard - zouden we bijna geneigd zijn om te zeggen - inclusief de beschikbare links.
"Superlatieven schieten te kort". Helaas kan je dit moois niet even uitproberen ..... als je de telefooncentrale niet hebt geïntegreerd.

3. Rapportage en vervolgacties

Een telefonische campagne loopt bijna volledig automatisch en kan daarom veel en heel betrouwbare en actuele informatie te verstrekken op basis waarvan weer nieuwe actie kan worden gestart. Sterker: dan kan eigenlijk al tijdens de campagne middels de 'blauwe button'.

Afrondend
We hopen ook jou middels deze presentatie met bijbehorende informatie te hebben overtuigd van het gemak en de ongelooflijke mogelijkheden, die de combinatie van Covide en de geïntegreerde telefooncentrale te bieden hebben.

Comments