01. Organisatie projecten

De bedoeling van projectmatig werken is overzicht te houden op wat er is gedaan en wat nog gedaan moet worden. En uiteraard horen hier registratie van uren, andere projectinkomsten en ook de kostenkant (inkopen) bij.

Bij Covide hebben we daaraan toegevoegd, dat alle communicatie en ook alle documenten worden gekoppeld. Aan relaties maar ook aan projecten. Daarmee houden we alles overzichtelijk bij elkaar.




Covide kent Hoofdprojecten en Subprojecten. Kort door de bocht zou je kunnen zeggen, dat een Hoofdproject dient als een paraplu boven de daaronder vallende subprojecten. Op het Hoofdproject zelf kan je dus ook geen uren boeken. Omdat het werk (urenregistratie, inkoop en verzamelen inkoop en verkoop naar een totaalkaart met kosten en baten) gedaan wordt binnen de subprojecten, noemen we deze subprojecten kortweg projecten. De te gebruiken ruimte binnen het Hoofdproject wordt continue gecheckt tegenover de op de daaronder vallende projecten geboekte uren en andere verkochte zaken.

Unieke projectnummers

Naast het instellen van de standaard projectnamen is het ook mogelijk om zowel hoofd- als subprojecten unieke codes mee te geven. Bedenk hoe handig dit zal zijn bij communicatie met klanten, die veel projecten bij je hebben lopen of wanneer je Covide gebruikt in combinatie met Exact Online of Twinfield. Elke code refereert naar een project. Op de factuur zal dan ook duidelijk onderscheid worden gemaakt.  



Deze uitgebreide projectnummering vindt automatisch plaats, wanneer je op de Relatiekaart op het tabblad 'Relatie' de projectcode invoert. Ons advies: kies voor 3 of 4 hoofdletters. Het eerste Hoofdproject krijgt na koppeling aan de relatie vervolgens de code die bij die relatie is ingevoerd aangevuld met 00001. De subprojecten krijgen daar dan weer automatisch vijf cijfers achter. Zo ontstaat een unique projectcode.



Indien gewenst kan ook de projectnaam worden voorafgegaan door een min of meer automatische codering welke door de administrator in gang wordt gezet in de module-setting onder de gebruikersinstellingen.