04. E-mail‎ > ‎02. Mail ontvangen‎ > ‎

01. Werken met ontvangen mail direct vanuit een lijst

Wanneer je mail ontvangt in Covide, komen ze in een lijst te staan. Dat hoeft - zie de inleiding van dit subhoofdstuk - niet de Inbox te zijn. Het maakt voor de inhoud van deze pagina ook niet uit. Op deze pagina benaderen we de ingekomen mail dus niet door te openen, maar beschrijven w de mogelijke handelingen die mogelijk zijn direct vanuit de lijst.



Laten we nu eerst kijken naar de rij boven de eigenlijke lijst en daarna naar de verschillende icoontjes.
  • Selectie acties
    Als je via de het vakje voor de e-mail mailtjes selecteert, wordt de hierboven lichtgrijs gekleurde functie donker en daarmee bruikbaar. Op de geselecteerde mailtjes kan je vervolgens de volgende acties toepassen:
    • Verwijderen 
      Zo verdwijnen die mailtjes naar de folder 'Verwijderd'
    • Verplaatsen 
      Hiermee kan je alle geselecteerde mailtjes ongeacht hun koppelingen aan bijvoorbeeld Relaties of Projecten in één keer verplaatsen naar een andere folder zonder dat er iets gebeurt met de koppelingen. 
    • Relink en verplaats 
      Hiermee worden alle bestaande koppelingen verwijderd en kun je voor de hele selectie nieuwe koppelingen maken om daarna te archiveren. 
    • Schakelen tussen gelezen en ongelezen status
    • Privé maken
      Hiermee worden de geselecteerde mailtjes alleen nog voor jouzelf toegankelijk. Is natuurlijk alleen zinvol als je de mailtjes in deze map hebt gedeeld of als het om een archief-map gaat.
    • Publiek maken
      Het omgekeerde van de vorige functie
    • Selectie proberen te koppelen
      Als een mailadres pas later in het Adresboek is aangemaakt, kun je ook achteraf mailtjes alsnog vanuit een lijst koppelen.
  • Show archived only Toon/verberg archief status
    Covide staat voor resultaatgericht samenwerken aan klant- en projectdossiers. Daarmee heeft het een duidelijk andere uitgangspositie dan de gangbare CRM-systemen. Als je bedrijfsbreed je klant goed wilt kennen en begeleiden door de jaren heen, dan archiveer je alle communicatie met je klant. Zowel documenten als e-mail wordt daarom in en via Covide opgeslagen gekoppeld aan de Relatie en indien gewenst ook een Project of Sales-item. 
    Zoals het anker-icoontje achter zes mailtjes in het voorbeeldlijstje hierboven vertelt, dat die mailtjes zijn gekoppeld aan een Relatie (en/of Project) vertelt het driehoek-icoon dat je hierboven ziet staan achter één van de mailtjes, dat dat mailtje niet alleen in deze mail staat, maar ook al ergens in het archief. Wanneer je boven dat driehoekje gaat met je muis, lees je waar en door wie. Veel Covide-gebruikers vinden dit één van de pareltjes van Covide, omdat dit ene icoontje in samenhang met 'Reply to all' aan alle lezers binnen de eigen organisatie die informatie verschaft. Ontzettend handig.
    Met deze functie kun je in een grote lijst zelfs een selectie maken op alleen die mailtjes. Dat helpt enorm bij het opruimen van de Inbox.
  • Toon/verberg bijlagen
    Een klik geeft meteen overzicht en toegang tot alle bijlagen van alle mailtjes in de lijst.
  • Kolommen toevoegen/verwijderen
    Je kan de kolommen binnen Covide van plaats verslepen, maar met deze functie kan je ook bestaande kolommen uit het overzicht verwijderen of juist kolommen toevoegen.
  • Laatst geopend
    Een heel bijzondere functie. Het biedt je met de eerste muisklik het laatste geopende mailtje en  vervolgens kun je ook een overzicht maken van alle laatstelijk geopende mailtjes.

Over één van de icoontjes hebben we nog niets geschreven: Het eerste achter het onderste mailtje. Dat icoontje bevat informatie, die in Covide áán een mailtje gehangen kan worden. Het maakt onderdeel uit van een heel bijzondere verplaatsfunctie binnen Covide, die uiteraard ook in een aparte paragraaf uitgebreid aan de orde komt.
Comments