01. Tips & tricks

De onderstaande tips zijn voor een groot deel algemeen. Om ze goed te kunnen gebruiken, hebben we in Covide echter functionaliteit ontwikkeld, die we vanwege de overzichtelijkheid in een gelinkte pagina hebben uitgewerkt.


Tip 1: Laat nieuw binnenkomende e-mail je niet meteen van je werk halen

Vooral als je geconcentreerd aan iets bezig bent, is het je laten afleiden door je telefoon. E-mail maar ook social media en allerlei soorten apps en notificaties, die we tegenwoordig graag ontvangen, halen je in de eerste plaats uit je concentratie. Daarmee ben jij niet meer de baas over je tijd en je werk, maar verander je langzaam aan in een slaaf. Met alle gevolgen van dien.

Wat je kan doen, is 

  • altijd afmaken waar je mee bezig bent en daarna mail checken
  • of prik een paar vaste momenten op de dag om e-mail te behandelen. Plan deze desnoods in de agenda om je eraan te helpen herinneren. Wanneer je alleen op die vaste momenten je e-mail behandelt, zal je meer rust ervaren. 
Zorg dus dat je niet wordt afgeleid, zodat je werkzaamheden rustig kunt afmaken. Het is aan jou om te besluiten, of één van de geboden mogelijkheden jou past of dat je een andere methode vindt. Als dat zo is, houden we ons aanbevolen, zodat we jouw methode ook kunnen aanbieden aan andere klanten.

Tip 2. Houd je Inbox leeg

Doe je dat niet, dan wordt je Inbox een soort todo-lijst, die veel onnodige aandacht van je blijft vragen. Soms zeggen klanten, dat dit voor hen niet werkt, maar wij zijn ervan overtuigd, dat heel veel van je stress rond e-mail hier kan worden opgelost.

Hoe je dat doet?

  1. Organiseer je Inbox op de Covide methode
  2. Wanneer je je Inbox opent (heb je Tip 1 al goed laten bezinken?) ga je alsvolgt te werk:
    1. Voor als je dit nog niet eerder hebt gedaan
      Omdat het de eerste keer is, gaat het 'even' tijd kosten. Neem die tijd!! Het levert je straks heel veel op! 
      1. Je ziet in één oogopslag welke mailtjes je zonder problemen kunt verwijderen (reclame etc.). Vink die aan, klik op de button 'Selectieacties' en verwijder ze rücksichtloss.
      2. Maak een tijdelijke map aan, selecteer alle mailtjes die NIET je directe aandacht nodig hebben en verplaats deze via de button 'Selectieacties' en 'Verplaats'.
      3. Open nu één voor één de mailtjes die WEL je directe aandacht nodig hebben en bedenk of jij iets met dit mailtje moet doen. 
        1. Ja?
          1. Nu? 
            Doe dat dan ook NU!
          2. Later?
            Gebruik de Covide functie STERREN gevolgd door de Covide functie 'Archiveren'
        2. Nee?
          1. Moet iemand anders er iets mee?
            1. Ja? 
              Gebruik de Covide functie 'Verplaats'
            2. Nee?
              1. Moet hij bewaard?
                Gebruik de Covide functie 'Archiveren'
              2. Kan hij verwijderd?
                Doe dat dan nu ook zonder verdere bedenkingen
      4. Je Inbox is nu leeg
        1. Je neemt de tijd voor het behandelen van de mailtjes in de map 'Tijdelijk'
          De naam van die map geeft de bedoeling aan: hij moet op korte termijn worden opgeruimd en verwijderd. 
        2. Loop deze map langs precies als je eerder bij de Inbox deed.  
        3. Wanneer de map leeg is, verwijder je hem meteen.
    2. Voor als je Inbox al georganiseerd is.
      Houd je Inbox bij (daarbij Tip 1 niet uit het oog verliezend) via de onderstaande stappen
      1. Je ziet in één oogopslag welke mailtjes je zonder problemen kunt verwijderen (reclame etc.). Vink die aan, klik op de button 'Selectieacties' en verwijder ze rücksichtloss
      2. Open nu één voor één de mailtjes die WEL je directe aandacht nodig hebben en bedenk of jij iets met dit mailtje moet doen. 
        1. Ja?
          1. Nu? 
            Doe dat dan ook NU!
          2. Later?
            Gebruik de Covide functie STERREN gevolgd door de Covide functie 'Archiveren'
        2. Nee?
          1. Moet iemand anders er iets mee?
            1. Ja? 
              Gebruik de Covide functie 'Verplaats'
            2. Nee?
              1. Moet hij bewaard?
                Gebruik de Covide functie 'Archiveren'
              2. Kan hij verwijderd?
                Doe dat dan nu ook zonder verdere bedenkingen
E-mails welke je direct hebt behandeld en verder geen actie vraagt, archiveer je onder de relatie. Overige e-mail, denk aan reclame etc, verwijder je.

Tip 3. Gebruik mailfilters

Stel eventueel een mailfilter in om mailtjes bij binnenkomst gelijk door te verwijzen naar een aparte mailmap. 

  • Dat kan elke map zijn in jouw Covide. Bijvoorbeeld een map die je deelt
  • Dat kan ook de map 'Verwijderd' zijn, als je je SPAM in Covide wilt filteren. Handiger is het om SPAM binnen Google mail al te filteren. De mail komt immers je Covide omgeving helemaal niet meer binnen.


Bovenstaande tips zullen in de loop van de training duidelijker worden.




Goed, aan de slag! 

Bekijk samen het volgende filmpje:


Omgaan met e-mail binnen Covide


In het eerste hoofdstuk hebben we het al uitgebreid gehad over het invoeren van relatiegegevens. Het adresboek voorzien van up-to-date informatie zorgt er namelijk voor dat binnenkomende e-mail al automatisch is gekoppeld aan de juiste relatiekaart.


Schermafbeelding 2015-04-08 om 09.12.32 (2).png


In de afbeelding hierboven zie je een aantal e-mails staan in het Postvak In. Je ziet direct aan het koppel-icoon dat de verzender van de e-mail voorkomt in het Covide adresboek.


Na het openen van de e-mail zie je onder andere aan de rechterkant de tab “links”.
Deze toont welke relatie is gekoppeld en de eventuele businesscard. De koppeling naar sales items/projecten bespreken we later in de training.


Schermafbeelding 2015-04-08 om 11.58.44.pngSchermafbeelding 2015-04-08 om 12.00.11 (2).png


Nieuwsgierig geworden…?
Comments